Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die Verarbeitung in dieser App ist der
Betreiber:
[Vor- und Nachname / Firma des Betreibers]
[Straße Hausnummer, PLZ Ort, Deutschland]
E-Mail: [kontakt@klubheld.de]
Verantwortlicher ist der Betreiber – nicht dein Verein und nicht deine Trainerin
oder dein Trainer. Diese Datenschutzerklärung und die Nutzungsbedingungen gelten
unmittelbar zwischen dir und dem Betreiber; mit Vereinen oder Trainerinnen und
Trainern besteht kein Auftragsverarbeitungsvertrag. Das gilt für alle, die die
App nutzen: Trainerinnen und Trainer, Co-Trainer, Betreuer, Eltern, Spieler,
Ausrichter eines Turniers sowie Gäste, die eine öffentliche Turnierseite ohne
Konto öffnen. Für Kinder unter 16 Jahren entscheiden die Erziehungsberechtigten
(Ziffer 9). Die Dienstleister in Ziffer 4 und 5 arbeiten in unserem Auftrag
(Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO).
2. Welche Daten wir verarbeiten
• Konto (Erwachsene): Name, E-Mail-Adresse, Geburtsjahr, Passwort (nur als
kryptografischer Hash), zugewiesene Rollen. Das volle Geburtsdatum dient bei
der Registrierung allein der Altersprüfung und wird nicht gespeichert. Zur
Sicherheit des Kontos speichern wir Anmeldungen (Zeitpunkt, Art, IP-Adresse)
und die angemeldeten Geräte (IP-Adresse, Browser- bzw. Gerätekennung)
• Kinder/Spieler (ohne eigenes Konto): Vorname, Nachname, Jahrgang, optional
Geburtsdatum, Geschlecht, Trikotnummer und Positionen
• Eltern-Kind-Verknüpfung (Sorgeberechtigung)
• Teams: Teamname und Altersklasse, Rolle im Trainerteam
(Trainerin/Trainer, Co-Trainer, Betreuer), Qualifikationen der Trainerinnen
und Trainer, PLZ bzw. Ort des Teams für die Umkreissuche sowie – freiwillig –
ein Vereinsname als Freitext und ein Vereinswappen als Bild. Beides trägt
das Team selbst ein; es dient allein der Unterscheidung in der Teamsuche.
Eine Vereinsverwaltung führt die App nicht: keine Vereine, keine
Mitgliedschaften, keine Beiträge, keine Bankdaten oder SEPA-Mandate,
keine Rechnungen
• Termine & Teilnahme: Zu- und Absagen je Kind bzw. je Konto, optionale
Absagegründe, Zeitraum-Abwesenheiten, Nominierungen, Anwesenheit beim Training
und beim Spiel, Fahrgemeinschaften
• Sportliche Daten: Spielergebnisse, Spielerstatistik (Tore, Karten,
Einsatzminuten), interne Entwicklungsbögen (Bewertung 1–5 durch Trainer),
Spielerausleihen zwischen Teams derselben Trainerin oder desselben Trainers
• Mannschaftskasse: Einnahmen und Ausgaben des Teams (z. B. Strafenkasse,
Trikotgeld) – ohne Bankeinzug, die App bucht kein Geld ab
• Teamleben: Umfragen, Helfer-/Dienst-Einteilungen, Mitbringlisten,
Trainingsübungen und Trainings-Ablaufpläne
• Öffentliche Übungsbibliothek (sobald der Betreiber sie freischaltet):
Veröffentlicht eine Trainerin oder ein Trainer eine Übung, sehen alle
angemeldeten Konten eine bereinigte Fassung – Titel, Beschreibung,
Zeichnung und Ablauf, ohne Teamnotiz und ohne Zuordnung zu Spielern – mit
dem dafür selbst gewählten Anzeigenamen. Wir speichern dazu die Kennung des
Kontos, den angenommenen Stand der Bedingungen sowie Veröffentlichen,
Zurückziehen, Übernehmen und Melden als Vorgang mit Zeitpunkt (Schutz vor
Missbrauch, Nachvollziehbarkeit der Moderation). Nach einer Kontolöschung
bleibt eine veröffentlichte Übung bestehen; statt des Anzeigenamens steht
dann „Ehemaliges Konto"
• Dokumente/Fotos: vom Team hochgeladene Dateien
• Flohmarkt (Schwarzes Brett der Mannschaft): Titel, Beschreibung, Preis und
Status eines Angebots sowie Anzeigename und – falls gesetzt – @handle der
anbietenden Person und der Name ihrer Mannschaft. Sichtbar ist das für das
Publikum dieser Mannschaft; setzt die anbietende Person beim Einstellen den
Umkreis-Schalter, zusätzlich für angemeldete Mitglieder anderer
Mannschaften im Umkreis von 30 km – denen wird auch die Entfernung in
Kilometern angezeigt. Öffentlich ohne Konto ist der Flohmarkt NIE, und ein
Geldfluss findet in der App nicht statt. Der Umkreis-Schalter steht auf
„aus" und lässt sich am eigenen Inserat jederzeit zurücknehmen
• Meldungen: Wer ein Inserat, eine Ausschreibung, eine Kanal-Nachricht oder
eine veröffentlichte Übung meldet, dessen Kennung wird zusammen mit dem
gemeldeten Gegenstand und dem freiwilligen Grund gespeichert. Eine Meldung
zum Flohmarkt sieht nur die meldende Person selbst und der Anbieter dieser
App – der Trainer hat mit den Anzeigen anderer nichts zu tun. Eine Meldung
zur Übungsbibliothek sieht nur der Anbieter, nicht die Person, die die
Übung veröffentlicht hat; wer meldet, erhält eine Eingangsbestätigung und
die Entscheidung
• Externe Rundmail-Empfänger (ohne Konto): Name und E-Mail-Adresse, die ein
Trainer einträgt. Die Adresse bekommt zuerst EINE Mail mit der Bitte um
Bestätigung; Rundmails erst, wenn sie zugestimmt hat. Ohne Zustimmung wird
sie nach 30 Tagen gelöscht, und abmelden lässt sie sich jederzeit über den
Link in jeder Rundmail
• Kommunikation: Rundmails an Team und Eltern und zwei Arten von Chat mit
UNTERSCHIEDLICHEM Schutz (Sprachnachrichten sind Anhänge und folgen demselben
Schutz wie der Chat, in dem sie liegen):
– 1:1-Direktnachrichten sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt: wir können die
Inhalte NICHT lesen, auf dem Server liegen nur verschlüsselte Daten, die
Schlüssel liegen ausschließlich auf den Geräten (auf Mobilgeräten im Android
Keystore / iOS Keychain; im Browser im lokalen Speicher des Browsers).
Hinweis: diese Verschlüsselung bietet aktuell KEIN „Perfect
Forward Secrecy" – wird ein Geräteschlüssel kompromittiert, könnten auch
ältere Nachrichten dieses Geräts lesbar werden. Zur Prüfung der Verbindung
dient die im Chat abrufbare Sicherheitsnummer.
– Gruppen- und Kanal-Chats (Team-, Event- und private
Gruppenchats) sind NICHT Ende-zu-Ende-verschlüsselt: sie werden auf dem
Server gespeichert und sind für den Betreiber technisch sowie für die
zuständigen Trainerinnen und Trainer einsehbar und moderierbar. Das ist bewusst so, um bei Minderjährigen die Aufsichtspflicht
wahrnehmen und unpassende Inhalte entfernen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f
– berechtigtes Interesse Jugendschutz/Moderation). Gemeldete Nachrichten
(Melde-Funktion) werden der Trainerschaft samt Text zur Prüfung angezeigt.
• Turniere und Spielfeste: Mannschaftsnamen, Spielplan, Ergebnisse, Tabelle,
Spieluhr und Rundenansage sowie ein fünfstelliger Kurzcode, über den die
öffentliche Turnierseite OHNE Konto erreichbar ist. Dort stehen
Mannschaftsnamen, Spielplan und Ergebnisse – keine Kadernamen. Eingetragene
Torschützen sehen nur der Ausrichter, die Turnierleitung und die Trainer
der beteiligten Mannschaften (diese in Kurzform, z. B. „Lena B."). Zu einer von
Hand eingetragenen Gastmannschaft kann ein Ansprechpartner (Name, E-Mail,
Telefon) hinterlegt werden; den sieht nur der Ausrichter
• Team-Plus (falls vorhanden): welches Team, Laufzeitende und woher es stammt.
Bezahlt wird bei unserem Zahlungsdienstleister Stripe (siehe Ziffer 5); von
dort erhalten wir Kundennummer, Abo-Kennung, Status und Laufzeit. Wir
speichern KEINE Kartendaten und keine Bankverbindung
• Push-Benachrichtigungen: Geräte-Token (siehe Ziffer 4). Push ist freiwillig
und kommt erst, wenn du sie auf dem jeweiligen Gerät erlaubst
• Karte: Die Kartenkacheln liegen auf unserem eigenen Server. Wer eine Karte
öffnet, sendet dabei keine Anfrage an einen fremden Kartendienst
• Technisch: IP-Adressen und Server-Logs (Betrieb und Sicherheit). Für die
Missbrauchsbremse der Turnierseite und der Warteliste verarbeiten wir eine
Prüfsumme der IP-Adresse; sie ist pseudonym, nicht anonym, und wird nach
spätestens zwei Tagen gelöscht
• Warteliste (Website): Wer sich auf www.klubheld.de für die Warteliste
einträgt, dessen E-Mail-Adresse speichern wir ausschließlich, um zum Start
bzw. zur Öffnung der Erprobung einmalig einzuladen (Einwilligung, Art. 6
Abs. 1 lit. a). Keine Werbung, keine Weitergabe; zum Schutz vor Missbrauch
wird die IP-Adresse als Prüfsumme (pseudonym, siehe „Technisch") für eine
Stunde zur Bremse herangezogen und nach spätestens zwei Tagen gelöscht. Löschung: nach der Einladung bzw. jederzeit formlos per
E-Mail an den Verantwortlichen.
Hinweis zu besonderen Kategorien (Art. 9 DSGVO): Wir erheben bewusst keine
Gesundheitsdaten. Die App bietet für Absagen/Abwesenheiten daher nur neutrale
Gründe (z. B. „kurzfristig verhindert“, „Urlaub“) an und schlägt keine
Gesundheitsangaben vor. Freitextfelder (z. B. Absagegrund, Entwicklungsfelder)
sind optional und mit einem Hinweis versehen; bitte dort keine Gesundheits-
oder anderen sensiblen Angaben eintragen. Sollten dennoch versehentlich solche
Angaben eingetragen werden, verarbeiten wir sie ausschließlich zur Organisation
der Teilnahme und löschen sie auf Wunsch.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen (Art. 6 DSGVO)
• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b): Bereitstellung der Team- und
Terminorganisation sowie der öffentlichen Übungsbibliothek nach ihren
Bedingungen
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 8): insbesondere für Kinder unter
16 Jahren durch die Erziehungsberechtigten sowie für Foto-/Datenfreigaben;
die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f): IT-Sicherheit,
Missbrauchsvermeidung, Zustellung von Push-Benachrichtigungen
4. Push-Benachrichtigungen (Firebase Cloud Messaging)
Für Push-Benachrichtigungen (z. B. neue Termine, Nominierungen, Nachrichten)
nutzen wir Firebase Cloud Messaging der Google Ireland Limited. Dabei wird ein
Geräte-Token verarbeitet und zur Zustellung an Google übermittelt; hierbei kann
eine Übermittlung in die USA erfolgen. Google ist unter dem EU-US Data Privacy
Framework zertifiziert; ergänzend bestehen Standardvertragsklauseln. Der
Nachrichteninhalt der Push ist bewusst datensparsam gehalten. Push ist
freiwillig: Auf einem Gerät kommt sie erst, wenn du sie dort ausdrücklich
erlaubst (Freigabe im Browser bzw. im Betriebssystem); erst dann entsteht ein
Geräte-Token. Danach erhältst du Push für alle Kategorien; jede kannst du in der
App unter „Mitteilungen einstellen“ einzeln abschalten, und dort lässt sich Push
für das ganze Gerät jederzeit wieder ausschalten – ebenso in den
Systemeinstellungen. In der Ruhezeit (Standard 21 bis 7 Uhr, einstellbar)
schweigt Push; System- und Sicherheitsmeldungen sind davon ausgenommen. Die für
Push nötigen Programmteile laden wir von unserem eigenen Server, nicht von
Google.
5. Hosting und Auftragsverarbeiter
• Server, Datenbank und Dateien: Hetzner Online GmbH, Rechenzentrum in der EU;
die Software läuft selbst gehostet, es werden keine Dritt-SaaS-Dienste mit
euren Daten betrieben (Auftragsverarbeitungsvertrag liegt vor)
• Domain/DNS: netcup GmbH, Karlsruhe, Deutschland
• Push: Google Ireland Limited (siehe Ziffer 4)
• E-Mail-Versand (Registrierung, Passwort-Reset, Rundmail, Bestätigung
externer Rundmail-Empfänger und – nur wenn du den Kanal E-Mail für eine
Kategorie einschaltest – Benachrichtigungen): Brevo (Sendinblue GmbH, Köln,
Deutschland; Konzernmutter Brevo SAS, Frankreich) – verarbeitet werden die
für den Versand nötigen E-Mail-Adressen und Inhalte. Eine Benachrichtigung
per E-Mail enthält Titel und Text wie in der App, also etwa bei einer
Absage den Namen des Kindes und den angegebenen Grund
• Zahlungen für Team-Plus: Stripe Payments Europe, Ltd. (Irland). Ein Kauf
läuft vollständig bei Stripe; wir verwahren kein Geld und speichern keine
Kartendaten, sondern nur Kundennummer, Abo-Kennung, Status und Laufzeit
(siehe Ziffer 2). Wer nichts kauft, kommt mit Stripe nicht in Berührung
• Startgebühren für Turniere wickeln wir nicht ab und speichern dafür auch
keine Zahlungsdaten: Am Turnier steht nur, WAS die Teilnahme kostet. Wie
bezahlt wird, klären Ausrichter und Mannschaft unmittelbar miteinander –
außerhalb der App
• Karte: Die Kartenkacheln liefern wir von unserem eigenen Server aus
(OpenStreetMap-Daten als Datei); ein fremder Kartendienst ist nicht beteiligt
6. Speicherdauer
• Kontodaten: bis zur Löschung des Kontos durch dich. Mit dem Konto gehen
auch dein Eintrag als Spieler im Kader (samt Zusagen und Statistik), deine
Adresse in Rundmail-Verteilern anderer Mannschaften und deine
Anmelde-Historie
• Anmelde-Historie: 90 Tage; angemeldete Geräte (Sitzungen) enden nach 180
Tagen ohne Nutzung
• Teamdaten: solange das Team sie zur Aufgabenerfüllung benötigt
• Flohmarkt: ein Inserat kannst du jederzeit selbst löschen; darüber hinaus
räumt ein nächtlicher Lauf alles ab, was länger als zwölf Monate steht, und
ein „verkauft/weg" markiertes Angebot nach 90 Tagen
• Meldungen: 90 Tage nach Erledigung, spätestens nach zwölf Monaten
• Öffentliche Übungsbibliothek: Vorgänge (Veröffentlichen, Übernehmen,
Melden) 90 Tage, Entscheidungen der Moderation zwölf Monate; eine
zurückgezogene Veröffentlichung wird zwölf Monate nach dem Zurückziehen
gelöscht, eine von der Moderation ausgeblendete verliert nach zwölf Monaten
ihren Inhalt (es bleibt ein Vermerk ohne Inhalt, damit sie nicht erneut
veröffentlicht wird)
• Chat-Nachrichten, Kommentare unter Terminen, der Verlauf von Zu- und
Absagen sowie Erinnerungs- und Turnierprotokolle: 24 Monate
• Ansprechpartner einer Gastmannschaft: 90 Tage nach dem Turnier
• Externe Rundmail-Adressen ohne Bestätigung: 30 Tage
• Benachrichtigungen im Postfach: 180 Tage
• Server-Logs: kurzfristig für Betrieb und Sicherheit
7. Empfänger innerhalb der App
Deine Daten sind grundsätzlich nur für die berechtigten Personen deines
Teams sichtbar (technisch durch Zugriffsregeln je Team in der Datenbank
erzwungen – Row Level Security). Drei Dinge gehen bewusst darüber hinaus, und
zwar nur, wenn du sie selbst einschaltest:
• ein Flohmarkt-Inserat mit gesetztem Umkreis-Schalter – es erreicht dann
angemeldete Mitglieder anderer Mannschaften im Umkreis von 30 km, mit
Anzeigename, @handle und Mannschaftsname (Ziffer 2)
• der freiwillige Trainer-Steckbrief in der Trainersuche
• eine Übung, die du in der öffentlichen Übungsbibliothek veröffentlichst – sie
erreicht dann alle angemeldeten Konten, mit dem Anzeigenamen, den du dafür
wählst (Ziffer 2)
Öffentlich ohne Konto sichtbar sind allein die in Ziffer 2 und 11 genannten
Angaben: die Turnierseite hinter dem Kurzcode (Mannschaftsnamen, Spielplan,
Ergebnisse), ein freiwillig eingeschaltetes Teamprofil in der Teamsuche und
ein freiwillig eingeschalteter Trainer-Steckbrief. Eine Weitergabe an Dritte
außer den in Ziffer 4 und 5 genannten Auftragsverarbeitern findet nicht statt.
8. Deine Rechte
Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung
(Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit
(Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) sowie auf Widerruf erteilter
Einwilligungen. Eine Datenauskunft nach Art. 15 kannst du direkt in der App
abrufen; du kannst dein Konto jederzeit selbst in der App löschen (Mein Konto →
Konto löschen). Die Auskunft nennt am Ende auch, was sie bewusst NICHT enthält
und warum – etwa Schlüsselmaterial der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung oder
Angaben, die zugleich Daten einer anderen Person sind (Art. 15 Abs. 4).
Beschwerden richtest du an die zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde.
9. Kinder und Jugendliche
Kinder haben kein eigenes Konto. Die Verarbeitung ihrer Daten erfolgt nur mit
Einwilligung der Erziehungsberechtigten; Eltern handeln (z. B. Zu-/Absagen,
Foto-Freigaben) über ihr eigenes Konto. Ein Foto oder Mannschaftsfoto nimmt
die App nur an, wenn das Trainerteam bestätigt, dass für alle Abgebildeten
eine Foto-Einwilligung vorliegt. Wird eine Foto-Einwilligung widerrufen,
blendet die App die Team-Fotos und das Mannschaftsfoto aller Mannschaften des
Kindes sofort für Eltern und Spieler aus, und das Trainerteam erfährt es in
der App. Es gibt jedes Bild erst wieder frei, wenn das Kind nicht darauf zu
sehen ist – sonst löscht es das Bild.
10. Datensicherheit
TLS/HTTPS-Verschlüsselung, Zugriffsregeln pro Team direkt in der
Datenbank (Row Level Security), Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der
1:1-Direktnachrichten (Schlüssel nur auf den Geräten; ohne Perfect Forward
Secrecy – s. Ziffer 2; Gruppen-/Kanal-Chats sind server-seitig gespeichert und
moderierbar, s. Ziffer 2),
verschlüsselte Backups, Firewall, Serverzugriff nur per SSH-Schlüssel.
11. Teamsuche und Kalender-Abo
• Teamsuche: Ein Team kann sein Profil freiwillig öffentlich stellen. Dann
sind Teamname, Altersklasse und Jahrgang, PLZ-Region, Trainingszeiten, die
Angabe „nimmt neue Spieler auf" sowie – falls eingetragen – Vereinsname und
Vereinswappen ohne Anmeldung abrufbar. Eltern suchen so nach dem Alter ihres
Kindes und sehen, zu welchem Verein eine Mannschaft gehört. Aus dem
Teamprofil heraus werden KEINE personenbezogenen Daten einzelner Personen
veröffentlicht – insbesondere KEIN Mannschaftsfoto und keine Kadernamen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Außendarstellung). Der Schalter
steht standardmäßig auf AUS und ist jederzeit widerruflich.
• Probetrainingsanfrage: Wer aus der Teamsuche heraus ein Probetraining
anfragt, braucht ein Konto. Das Team erhält dann Anzeigename und Kontakt
des Kontos, den Jahrgang des Kindes und die selbst geschriebene Nachricht –
keinen Namen des Kindes. Die Trainerin oder der Trainer antwortet in der
App. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung). Erledigte oder
abgelehnte Anfragen werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht.
• Steckbrief als Trainerin oder Trainer (freiwillig): Wer als Trainer ohne Verein
gefunden werden möchte, kann einen eigenen Steckbrief einschalten. Dann sind
Anzeigename, Kurzbeschreibung, Ort/PLZ, gewünschte Altersstufen und Kategorien
sowie ein selbst geschriebener Kontakthinweis öffentlich – also auch ohne
Anmeldung – abrufbar. Dies ist die einzige Stelle, an der über dieses
Verzeichnis Daten einer EINZELNEN Person veröffentlicht werden.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Der Schalter steht
standardmäßig auf AUS; die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die
Zukunft widerruflich (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), indem der Schalter wieder
ausgeschaltet oder der Steckbrief gelöscht wird. Mit der Löschung des Kontos
entfällt er ebenfalls.
Die Angabe der eigenen Qualifikationen ist eine SEPARATE, ebenfalls
freiwillige Einwilligung. Ein erweitertes Führungszeugnis wird dabei NIEMALS
veröffentlicht – auch dann nicht, wenn die Qualifikationen freigegeben sind.
• Kalender-Abo: Über einen widerruflichen, geheimen Link lassen sich die eigenen
Termine abonnieren (z. B. Google/Apple-Kalender). Der Link enthält nur die
Terminliste, keine Teilnehmerdaten, und kann jederzeit zurückgezogen werden.
12. Fehler- und Absturzberichte
Zur Stabilität der App erfassen wir technische Fehler- und Absturzberichte
(Fehlermeldung, betroffener Programmteil, App-Version, Gerätetyp – KEINE
personenbezogenen Inhalte). Diese gehen an unseren EIGENEN, selbst betriebenen
Dienst (glitchtip.klubheld.de) auf demselben Server – kein Drittanbieter.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Betrieb und Sicherheit der App).
Du kannst dem in „Einstellungen → Datenschutz → Anonyme Fehlerberichte
senden“ jederzeit widersprechen (Opt-out).
Stand: [Datum der Veröffentlichung]